2.3 PLANOWANIE - Metoda Alpen

Metoda ALPEN służy do prawidłowego sporządzania harmonogramu dnia

Harmonogram przyrządzamy na koniec poprzedniego dnia – pisemnie. Po pracy możemy skupić się na odpoczynku, nie myślimy o tym, co możemy zrobić jutro – wszystko jest już zaplanowane

Zastosowanie metody ALPEN podczas planowania przynosi duże efekty przy niewielkim nakładzie czasu (10 - 20 minut dziennie).


Pięć etapów metody ALPEN:


1. Zrób listę zadań, zapis – Na liście powinny się znaleźć zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, niezrealizowane czynności z poprzedniego dnia, czynności, które doszły dziś i są do załatwienia jutro, zadania, które maja deadline jutro oraz zadania rutynowe.


2. Oszacuj czas trwania czynności – Zapisz szacunkowy czas trwania każdej czynności i zsumuj czas wszystkich czynności. Przy określaniu czasu działań pamiętaj o regule Parkinsona, która mówi, że będziemy realizować dana czynność tyle czasu, ile zaplanowaliśmy na jej wykonanie.


3. Zarezerwuj czas na czynności nieprzewidziane - Pamiętaj o regule 60:40 i zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane – Zaplanuj tylko 60% swojego czasu, co oznacza, że pracując planowo 8 godzin dziennie, potrzebujesz zaplanować 5godzin, aby plan był realny do spełnienia.


4. Wyznacz priorytety i deleguj zadania – Aby wyznaczyć priorytety, możesz zastosować matryce Eisenhowera lub analizę ABC. Pamiętaj o delegowaniu zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne.


5. Kontroluj realizację działań - Jeżeli czegoś nie wykonasz w danym dniu, przenieś zadanie na kolejny dzień – Jak wynika z doświadczenia, bardzo często nie udaje się załatwić wszystkich spraw, które zaplanowaliśmy na dany dzień. To naturalne i zdarza się nawet najlepszym, wiec zniechęcaj się i nie wpędzaj się w poczucie winy



Typy zadań:

A - takie zadanie które zajmuje 15% czasu którym dysponujemy, a daje 65% efektu – czy czynność była konieczna?
B - zabiera 20% czasu i daje 20% efektu – czy nakład czasu można czymś uzasadnić?
C - zabiera 65% i 15% daje efektu – czy realizacja była celowa (czy było to zaplanowane)?
D - przesuwane do usunięcia – czy moment realizacji był wybrany właściwie?

Co nam przeszkadza w zadaniach:

· typu A - złe nawyki, mechanizmy obronne, nie zidentyfikowane priorytety,
brak: ustanawiania celów, planowania, delegowania

· typu B – złe planowanie (zasada Parkinsona), pożeracze czasu

· typu C - mechanizmy obronne, złe planowanie

· typu D - dystraktory, złe planowanie nie uwzględniające krzywej wydajności dnia, brak kontroli