2.2 PLANOWANIE - zasady i reguły planowania czasu

1. Żelazna reguła
Osoba, która nie planuje nigdy nie osiąga sukcesu.

2. Reguła 60/40
Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Reszta powinna pozostać niezaplanowana na wypadek niespodziewanych wydarzeń, zakłóceń (pożeraczy czasu). osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego, wolnego czasu.

Rozkład czasu powinien składać się z trzech części:

· ok. 60% czynności zaplanowane

· ok. 20% czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu na sprawy płynące z zewnątrz, których nie sposób zaplanować, jak np. spóźniony autobus)

· ok. 20% na czynności spontaniczne (sprawy płynące z wewnątrz, czas aktywności twórczej)

3. Zasada Parkinsona:
Ilość czasu zaplanowana na wykonanie danej czynności w rzeczywistości tyle zabierze czasu.

4. Realistyczne planowanie
Należy planować tylko taką ilość zadań, która jest możliwa do zrealizowania.

5. Sprawy nie załatwione
Należy pamiętać o wszystkich nie załatwionych zadaniach, z których nie rezygnujemy, i umieścić je w następnych planach. Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania.

6. Terminy wykonania
Należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw. W ten sposób można uniknąć opóźnień wynikających z niezdecydowania i przesuwania czynności na inny termin.

7. Priorytety (hierarchia ważności)
Należy pamiętać o ważności zadań i poustawiać je w odpowiedniej kolejności wykonania.

8. Delegacja
Nie należy zapominać o możliwości delegowania zadań innym. Od samego początku należy ustalić jakie sprawy musza być załatwione osobiście, a jakie można delegować pracownikom.

9. Pożeracze czasu i rezerwy czasu
Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane sprawy pojawiające się w ciągu dnia - nieoczekiwane wizyty lub rozmowy telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności. Należy spróbować zredukować zakłócenia

10. Blokada czasu
Należy rezerwować sobie dłuższy, niezakłócony czas na wykonywanie większych zadań (czas bez zakłóceń, godziny blokady przyjęć pracowników klientów) i krótsze okresy na seryjne załatwianie większej ilości spraw drobniejszych na raz.

11. Czas na planowanie i aktywność twórczą
Należy rezerwować sobie określony czas na czynności związane z planowaniem i przygotowaniem pracy, kreatywność oraz doskonalenie zawodowe.

12. Rezultaty zamiast czynności
„Chodzi o to aby wykonywać właściwą pracę (działanie efektywne)
a nie jakąś pracę wykonywać właściwie (działanie efektowne)” Peter F. Drucker

Czynnościowa i efektywnościowa orientacja w działaniu wg W.Reddina
Nastawienie na czynność (wydajność) w porównaniu do orientacji na sukces (efektywność)
Właściwe załatwianie spraw zamiast załatwiania właściwych spraw
Rozwiązywanie problemów zamiast kreatywnego tworzenia alternatyw
Oszczędzanie środków zamiast ich optymalnego wykorzystania
Wypełnianie obowiązków zamiast osiągania wyników
Redukowanie kosztów zamiast podwyższania zysku

13. złota godzina
w zarządzaniu czasem - to czas przeznaczony na samodoskonalenie się. Zazwyczaj godzina przed rozpoczęciem właściwej pracy.

2.1 PLANOWANIE - system oraz zalety

A goal without a plan is just a wish

Gdy już ustalimy jakie mamy cele, kolejnym etapem jest przygotowanie się do ich realizacji – czyli rozplanowanie w jaki sposób optymalnie wykorzystamy czas, który mamy w dyspozycji oraz w jaki sposób możemy zredukować czas trwania wykonywanych czynności.

Temat będzie omówiony w 3 blokach:

1. System oraz zalety planowania
2. Zasady i reguły planowania czasu (m.in. Reguła 60/40, Zasada Parkinsona)
3. Sporządzanie harmonogramu dnia przy pomocy Metody Alpen

_________________________

System planowania czasu

Planowanie czasu jest ukierunkowane na osiągnięcie założonych strategicznych celów długoterminowych, które stopniowo zostały podzielone na przejrzyste, operatywne cele cząstkowe.
W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

· cele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie

· cele średnioterminowe (1 do 3lat) - plany roczne

· cele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany kwartalne

· cele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe

Zalety planowania osobistym zarządzaniu czasem

Planowanie codziennej pracy, działań średnio- i długoterminowych oraz innych wydarzeń oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdym dniem.

Zalety:

· określanie celów zawodowych i prywatnych;

· lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych;

· realistyczna ocena celów w aspekcie niewielkiej ilości czasu;

· oszczędzanie czasu i uzyskiwanie go na rzeczywiście ważne zadania i cele;

· orientacja we wszystkich projektach, zadaniach i czynnościach pod względem czasu (co, kiedy i w jakim czasie jest do zrobienia?);

· lepsza ocena upływu czasu i świadomość potrzebnego czasu;

· koncentracja na rzeczywiście ważnych zadaniach i zapewnienie ich wykonania;

· unaocznienie bardziej i mniej ważnych czynności oraz zadań, które mogą być oddelegowane innym osobom;

· realistyczne wyznaczanie i dotrzymywanie terminów, określanie potrzebnego czasu;

· rezerwy czasu na rzeczy nieprzewidziane;

· czas do dowolnej dyspozycji w ciągu dnia;

· wstępna strukturyzacja i dzięki temu racjonalniejsze wykorzystanie przebiegu dnia;

· szybsze załatwianie spraw przez grupowanie zadań w bloki;

· unikanie pustych przebiegów czasowych u siebie i u innych (pracownicy);

· dobry klimat w pracy (dobre stosunki z pracownikami);

· zlecanie zadań do wykonania pracownikom;

· mniej pośpiechu i chaosu, więcej przewidzianych działań, lepsze rozplanowanie przerw;

· zmniejszenie stresu pozwalające na wydajniejszą pracę;

· więcej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji terminów, mniej niecierpliwości.

Przez zwiększanie czasu na planowanie można zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań i zysk czasu wolnego. W pewnym momencie proces planowania osiąga punkt optymalny, od którego czas poświęcony na planowanie przestaje być efektywny ( przesadne planowanie)

Na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć pewien czas na samo planowanie, nie więcej jednak niż 1% czasu.

OKREŚLENIE CELU c.d.

Efektywne wyznaczenie celów

Wyznaczanie celów jest częścią osobistego planowania. Poprzez wyznaczenie celów decydujesz co chcesz osiągnąć i krok-po-kroku posuwasz się w kierunku tych celów. Proces wyznaczenia celów pozwala Ci wybrać gdzie chcesz zajść w swoim życiu. Jeśli precyzyjnie wiesz co chcesz osiągnąć, wiesz na czym się koncentrować aby to zrobić.

Przez wybranie jasno zdefiniowanych celów, możesz mierzyć ich osiąganie. Możesz patrzeć na postępy w tym co mogło się przedtem wydawać odległe i bezcelowe. Przez wyznaczenie celów podwyższysz również wiarę w siebie: udowodnisz swoje zdolności i kompetencje widząc osiągnięte cele, które sobie uprzednio wyznaczyłeś. Proces osiągania celów dodaje Ci pewności, iż będziesz w stanie osiągnąć wyższe i trudniejsze cele.

Wyznaczenie celu jest ważną metodą:

• Decydowania co jest ważne dla Ciebie, aby to osiągnąć w Twoim życiu;
• oddzielania tego co ważne, od tego co zbędne;
• motywowania siebie do osiągnięć;
• budowania Twojej pewności siebie bazującej na zmierzonym osiągnięciu celów.

Warto zacząć od wytyczenia celów życiowych, potem przechodzi przez listę planów mniejszego poziomu, osiągając dzienną listę do zrobienia. Przez ustawienie struktury tych planów, możesz podzielić największy życiowy cel w sporą ilość małych zadań, które musisz robić każdego dnia, aby osiągnąć życiowe cele.

Spróbuj wyznaczyć życiowe cele ze wszystkich ważnych obszarów Twojego życia, np. w kategoriach:

Kariera: Jaki stopień chcesz osiągnąć w swojej karierze?

Edukacja: Czy jest jakaś wiedza w szczególności, którą chcesz zdobyć?
Rodzina: Czy chcesz być rodzicem? Jeśli tak – czy zamierzasz być dobrym rodzicem? Jak chcesz być widziany przez partnera;
Finanse: Jak dużo chcesz zarabiać? Na jakim etapie?
Kondycja fizyczna: Czy są jakieś cele atletyczne, które chcesz osiągnąć? Czy chcesz być zdrowym w późnym wieku? Jakie kroki zamierzasz podjąć aby to osiągnąć?

Gdy już zdecydujesz się na cele w tych kategoriach, przypisz im priorytet od 1 do 6. Potem przeglądnij wszystkie cele i zweryfikuj priorytety, aż będziesz zadowolony z tego, iż odzwierciedlają kształt życia, które chcesz prowadzić. Upewnij się, że wyznaczyłeś cele, które chcesz osiągnąć Ty, a nie Twoi rodzice, rodzina, czy pracodawca.

Gdy już wyznaczysz Twoje życiowe cele, ustaw 25-letni plan mniejszych celów, które powinieneś wypełnić aby osiągnąć Twój życiowy plan. Potem wyznacz 5-letni plan, roczny, 6-miesięczny, i miesięczny plan stopniowo mniejszych celów, które powinieneś osiągnąć aby osiągnąć Twój życiowy cel. Każdy z nich powinien bazować na poprzednim planie. W końcu przygotuj dzienną listę rzeczy do zrobienia, które powinieneś zrobić dzisiaj aby postępować w kierunku Twoich życiowych celów. Wreszcie przeglądnij swoje plany i upewnij się, że pasują do stylu życia, który chcesz prowadzić. Utrzymuj proces przeglądania i weryfikowania listy do zrobienia codziennie. Okresowo przeglądaj długoterminowe plany i modyfikuj je aby odzwierciedlały Twoje zmieniające się priorytety i doświadczenie.

Wskazówki do efektywnego wyznaczania celów:

• Ustal każdy cel jako pozytywne zadanie: „Wykonaj tę technikę dobrze” jest dużo lepszym celem niż „nie rób tego głupiego błędu”.
• Wyznacz precyzyjny konkretny cel, ustal daty, czas i kwotę, abyś mógł mierzyć stopień osiągnięcia..
• Zapisz cele: to je skrystalizuje i da im większą "siłę".
• Staraj się mieć cele niskiego-poziomu, które są małe i osiągalne. Jeśli cel jest zbyt duży, może się wydawać, że nie robisz żadnego postępu w jego kierunku.
• Wyznaczaj cele których wykonanie zależy głownie od Ciebie: dbaj, aby wyznaczać takie cele, nad którymi masz jak największą kontrolę. Nie ma nic bardziej zniechęcającego niż nie osiągnąć swojego celu z powodów, które są poza Twoją kontrolą.
• Wyznaczaj realistyczne cele: ważne jest abyś mógł je osiągnąć. Ludzie (rodzice, media, społeczeństwo) mogą wyznaczyć Ci nierealistyczne cele. Robią to często ignorując Twoje własne pragnienia i ambicje.
• Nie wyznaczaj zbyt łatwych celów. Niektórzy mają tendencje do wyznaczania zbyt łatwych celów gdy boją się porażki lub są zbyt leniwi! Powinieneś wyznaczyć cele tak, aby były trochę powyżej tego co możesz teraz osiągnąć, ale nie tak daleko, żeby nie było nadziei, że je osiągniesz.

Twoje cele będą się zmieniały wraz z tym jak dojrzewasz – wyznaczaj je regularnie aby odzwierciedlić wzrost Twojej osobowości. Jeśli jakieś cele nie przyciągają Cię już ani trochę, zapomnij o nich. "Wyznaczanie celu" jest dla Ciebie, a nie odwrotnie – powinno Ci dawać przyjemność, satysfakcję i uczucie dokonania. Powinieneś nagradzać się odpowiednio po osiągnięciu każdego celu. Wyciągać, kiedy można, odpowiednie lekcje na przyszłość i stosować tę wiedzę w przyszłości.