2.1 PLANOWANIE - system oraz zalety

A goal without a plan is just a wish

Gdy już ustalimy jakie mamy cele, kolejnym etapem jest przygotowanie się do ich realizacji – czyli rozplanowanie w jaki sposób optymalnie wykorzystamy czas, który mamy w dyspozycji oraz w jaki sposób możemy zredukować czas trwania wykonywanych czynności.

Temat będzie omówiony w 3 blokach:

1. System oraz zalety planowania
2. Zasady i reguły planowania czasu (m.in. Reguła 60/40, Zasada Parkinsona)
3. Sporządzanie harmonogramu dnia przy pomocy Metody Alpen

_________________________

System planowania czasu

Planowanie czasu jest ukierunkowane na osiągnięcie założonych strategicznych celów długoterminowych, które stopniowo zostały podzielone na przejrzyste, operatywne cele cząstkowe.
W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

· cele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie

· cele średnioterminowe (1 do 3lat) - plany roczne

· cele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany kwartalne

· cele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe

Zalety planowania osobistym zarządzaniu czasem

Planowanie codziennej pracy, działań średnio- i długoterminowych oraz innych wydarzeń oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdym dniem.

Zalety:

· określanie celów zawodowych i prywatnych;

· lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych;

· realistyczna ocena celów w aspekcie niewielkiej ilości czasu;

· oszczędzanie czasu i uzyskiwanie go na rzeczywiście ważne zadania i cele;

· orientacja we wszystkich projektach, zadaniach i czynnościach pod względem czasu (co, kiedy i w jakim czasie jest do zrobienia?);

· lepsza ocena upływu czasu i świadomość potrzebnego czasu;

· koncentracja na rzeczywiście ważnych zadaniach i zapewnienie ich wykonania;

· unaocznienie bardziej i mniej ważnych czynności oraz zadań, które mogą być oddelegowane innym osobom;

· realistyczne wyznaczanie i dotrzymywanie terminów, określanie potrzebnego czasu;

· rezerwy czasu na rzeczy nieprzewidziane;

· czas do dowolnej dyspozycji w ciągu dnia;

· wstępna strukturyzacja i dzięki temu racjonalniejsze wykorzystanie przebiegu dnia;

· szybsze załatwianie spraw przez grupowanie zadań w bloki;

· unikanie pustych przebiegów czasowych u siebie i u innych (pracownicy);

· dobry klimat w pracy (dobre stosunki z pracownikami);

· zlecanie zadań do wykonania pracownikom;

· mniej pośpiechu i chaosu, więcej przewidzianych działań, lepsze rozplanowanie przerw;

· zmniejszenie stresu pozwalające na wydajniejszą pracę;

· więcej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji terminów, mniej niecierpliwości.

Przez zwiększanie czasu na planowanie można zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań i zysk czasu wolnego. W pewnym momencie proces planowania osiąga punkt optymalny, od którego czas poświęcony na planowanie przestaje być efektywny ( przesadne planowanie)

Na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć pewien czas na samo planowanie, nie więcej jednak niż 1% czasu.